data1 Cloudservice

What is data1?

data1 is a microsoft-oriented cloud technology to collect, aggregate and share excel data - not files - within teams inside and outside your company. data1 is a new generation of Software-as-a-Service (SaaS) solutions for spreadsheet-based planning and data collection in the cloud.

data1 is now available as a Alpha-Release. You can test it and companies can acquire special early-bird-rights to use the data1 technology for individual planning solutions. Try it and contact us!

Which problem is solved with data1?

data1 automatizes those processes, where companies typically (1) collect data with standardized "excel forms" (2) from at least 2 people inside and outside the organization, (3) aggregate the data with usually too much ressources and (4) repeat the process on a daily/weekly/monthly/quarterly/annual basis.

The following sub-steps/pains are automatized and solved by data1:

  1. Duplicate an Excel master file for every single receiver, filling them with reference data (e.g. actuals) and possibly reworking the files with last minute changes
  2. Sending every single file via Mail to the right receiver(s)
  3. Recollection of the completed files at the closing date incl. „calling-in“ of belated collegues
  4. Manual Aggregation of the (finally valid) figures to reports
  5. Repeating the process in the next loops (possibly with adaptions)

For instance, the following corporate data collection processes are included:

  • Rolling Sales-Forecast within the sales team
  • Personell cost planning with an external tax advisor
  • KPI target values for dashboards and scorecards from all teams
  • Daily or weekly branch reports for non-ERP data
  • Continuous tracking of costs and progress in project teams
  • Complementary collection of operation and quality metrics (CAQ) in production facilities („small data“)
  • Annual Corporate Budgeting (all teams)
  • Monthly collection of timesheet entries of external freelancers
  • and many more …

Automatizing this collection process data1 adresses at the same time excel-based processes, which (1) need to versioning data and compare them as scenarios or which (2) need to split large Excel files for several users and adding a security system.

Why using data1, what makes it unique?

1. Cloud-based Solution

no initial investment, no infrastructure, pay-as-you-go, simplicity by design, maximum user scaling, maximum data scaling

2. Native Excel Interface

real Excel instead of „similar to Excel“, everyone knows how to use, maximum flexibility, bring your excel files and keep them, no „one-way Import“

3. Real-time Aggregation

Insights in real-time, sum-up by simple double-clicking in dimension trees, no nasty parameter configuration and no nasty waiting

4. Workflow-Automation

opening and closing of collection loops, simple e-mail invitation for planners, e-mail notifications for delinquent planners

5. Service-oriented Architecture

no monolithical system, data1 is target for actuals and is source for dashboard applications, open I/O, orchestration of services

There are already lots of cloud BI solutions, why not use one of these?

Business Intelligence Lösungen aus der Cloud sprießen wie Pilze aus dem Boden, und viele sind noch dazu extrem leistungsfähig. Nur die allermeisten sind auf Dashboarding, Visualisierung und mobile Informationsverteilung ausgelegt, nicht aber auf Planung oder Datensammlung. Die Systeme bieten natürlich die Möglichkeit, Excel und CSV-Dateien einzulesen, aber das ergibt noch keine Planungs- oder Datensammlungsunterstützung.

But there are some cloud-based planning solutions, what about Smartsheet® or anaplan®?

Ja, das ist richtig, einige wenige Planungsanbieter in der Cloud gibt es schon und die liefern auch sehr gute Lösungen in ihren Segmenten.

  1. Smartsheet® ist der Service, der hinsichtlich des Fokus der Anwendung data1 am nächsten steht.
    Smartsheet verfolgt jedoch das Konzept, das „Excel Feeling“ im Browser möglichst gut nachzuempfinden. Dazu werden vorgefertigte Templates für viele Use Cases bereitgestellt und eigene Excel Dateien können importiert werden. Die Summierung der Daten erfolgt für unseren Geschmack sehr unflexibel über Parameterschirme. data1 setzt nicht auf den einmaligen Import von Excel in eine Browseranwendung, sondern auf „echtes Excel“ im Browser, also auf Excel Online. Dazu erfolgt die Aggregation in Echtzeit per Klick in Dimensionsbäumen.
  2. anaplan® ist eine umfassende und damit sehr große Planungslösung in der Cloud mit einer spreadsheet-artigen Oberfläche und auch einem Excel Add-In.
    Im Vergleich zu data1 handelt es sich um ein BI Schwergewicht, aufgrund der Vielzahl an Features und Optionen braucht es aber BI Implementierungsprojekte. data1 ist dagegen ein „schlanker Ferrari“ mit nur 2 zentralen Features: Daten sammeln und aggregieren.

Why not using traditional BI server software, aren`t there a lot of vendors?

Ja, es gibt bereits ausgezeichnete Planungslösungen: etwa die offenen Plattformen wie IBM® Cognos TM1, Infor® PMx, Jedox® oder ev. auch Microsoft® SQL Server Analysis Writeback-Cubes. Oder die vorkonfigurierten Konsolidierer wie Tagetik® und Lucanet®. Alle beherrschen perfekt die Aggregation von Zahlen nach sehr differenzierten „Rules“ und auch für die Datensammlung gibt es insbesondere bei Konsolidierungssoftware häufig toll ausgeformte Package- oder Collector-Lösungen.

Im Vergleich zu data1 verursachen on-premise Serverlösungen aber Rüstkosten für die Serverinfrastruktur und aufgrund der Komplexität der Technologien oft hohe Implementierungskosten. Häufig verhindern schon alleine die Lizenzkosten den Rollout auf große Benutzerzahlen, dazu kommen fallweise Client-Anforderungen, die in großen Unternehmen flächendeckend nur mit viel Aufwand erfüllt werden können. Je nach technischer Basis sind die Systeme auch häufig auf die Erfassung von Zahlen fokussiert und können keine größeren Textmengen und auch keine multimedialen Inhalte aufnehmen.

I see, but traditional BI vendors bring their solutions step-by-step also to the cloud, don`t they?

Ja, das sollte man sich im Detail genau ansehen und es gibt hier auch sehr interessante Angebote. Der Rüstaufwand für eigene Server entfällt, der Implementierungsaufwand bleibt aber +/- unverändert, wenn die Bedienungskonzepte und die Komplexität der on-premise Software nur 1:1 in die Cloud gehoben und die Software weiterhin mit ganzen Academies geschult wird.

Technologien wie data1, die cloud-first entwickelt werden, müssen sich grundlegend in der Einfachheit der Anwendung und damit im User Interface von Software unterscheiden, die mit hauseigenen Academies geschult werden.

Once again back to Excel: why not use Google Drive or a SharePoint Library?

Mit diesen Technologien läßt sich sehr gut der Verteilungsprozess ohne aufwendige E-Mails organisieren … gegenüber dem oben beschriebenen Basisszenario sind das jedenfalls sinnvolle Maßnahmen zur Automatisierung. Es bleibt aber die aufwendige Vorbereitung der Dateien sowie das mühsame Aggregieren der erfaßten Daten. Oder – falls eine große Datei im Team „durchgereicht“ wird – das Risiko, daß Eingaben von Kollegen unabsichtlich verändert werden.

Once again back to Excel: the aggregation could be automated with a folder import, couldn`t it?

Ja das ist richtig, wir haben auch einen Blogbeitrag über diese neue Funktionalität in Excel 2016 / Power Query  / Power BI geschrieben. Für ein leistungsfähiges Datenmodell ist jedoch einiges an Know-How aufzubauen und es bleibt die aufwendige Vorbereitung der Dateien und die fehlende Prozessunterstützung bei der Planung. Verzeichnisimporte können auch etwa mit SQL Server Integration Services oder RStudio realisiert werden, dafür ist aber einiges an technischem Know-How notwendig.

Apropos SharePoint: could not SharePoint lists and workflows be used for these kind of processes?

Ja, dafür gibt es genügend Praxisbeispiele. Allerdings gleicht das eher einer formular-basierten Datenerfassung, es fehlt die Excel Oberfläche, die Aggregation der Werte in Echtzeit und die Versorgung mit Referenzdaten im Planungsprozess.

Systems for ERP and CRM offer also planning features, why not use those integrated modules?

Wir möchten auch hier niemanden davon abhalten, das zu tun, da es für jede heute existierende Technologie sinnvolle Einsatzgebiete gibt. Kostenstellen-Plandaten können auch in einem SAP® GUI oder SAP® Portal und ein Sales Forecast auch im Salesforce® Browser erfasst werden. Hier stellt sich neben der Frage des Erfassungs- und Auswertungskomforts sehr häufig die Lizenzfrage bei bisher nicht lizenzierten Planenden.

Why not setup a web-based individual solution, this cannot be too difficult, couldn`t it?

Ja,es stimmt, ein Datengrid mit 12 Spalten (für die Monate) und 10 oder 20 Zeilen für die Forecast-Kennzahlen ist tatsächlich nicht besonders schwer zu realisieren und kann relativ einfach für eine große Benutzerzahl berechtigt und ausgerollt werden. data1 bietet demgegenüber folgende strategischen Vorteile:

  • Natives Excel statt Datengrid: Sheets, Zeilen und Spalten; Formellogik und Nebenrechnungen zur Herleitung der Planwerte; gewohnte Formatierung, bedingte Formatierung, Sparklines und Grafiken. Und: Offline-Tauglichkeit!
  • Sehr große Flexibilität bei der Gestaltung von zahlreichen Forecast- und Datensammlungsprozessen im Unternehmen sowie deren Weiterentwicklung von Zyklus zu Zyklus durch die Fachbereiche selbst.
  • Aggregation der Werte in den Dimensionsbäumen auf Knopfdruck
  • Befüllung der Planungsmasken mit Referenzdaten (bspw. IST-Daten)
  • Workflow-Unterstützung zur Organisation des Planungs- und Datensammmlungsprozesses

What about the technology in data1?

data1 uses Excel and Excel Online as frontend, the Taskpane App technology (Office Store) for the data exchange and the Azure Cloud as Backend.

  1. Templates = normal Excel files enriched with data1 parameters in order to enter your data and report the (aggregated) collected data … for different use cases there are different templates. The data1 system is completely open for any templates that contain the technical definitions.
  2. Excel App = the bi-directional connection between the Excel interface (templates) and the data1 webservice … makes Excel to a Business Intelligence Application, both in „normal“ Excel (beginning version 2013) and in Excel Online. The Excel App is available in the Office Store.
  3. Webservice = the heart and brain of the data1 application. It transforms the collected data to records and saves it to the data1 cloud database. On reading, the webservice extracts and optionally aggregates the records for delivery to the Excel App.

Can I already test data1?

Yes, it is already possible to test the currently available alpha-version! Just open your Excel 2013/2016 or Excel Online, start the Office Store (Insert -> Store), search for the data1-App, start it and test the service with the available showcases!

Can data1 be used to realize individual solutions?

Yes, data1 is now available as a alpha-release! We offer special early-bird-partnerships to companies who want to deploy planning solutions with this new generation of technology. The Partnership allows companies to setup innovative individual solutions with the data1 technology, even as on-premise deployment!

Contact us if you have a project in the area of Forecasting and Data Collection and if the data1 technology is interesting for your project.