Cloud-basiertes Forecasting jetzt mit dem neuen data1.io Excel Add-In testen

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Unser neuer Cloud Service data1.io ist seit vergangenen Freitag online, als zentraler Baustein nutzen wir ein innovatives Excel Taskpane Add-In, das ebenfalls seit vergangenen Freitag im Office Store gelistet und damit öffentlich zugänglich ist.

Taskpane Add-Ins haben nichts mit herkömmlichen – VBA-basierten – Add-Ins in Excel zu tun. Es handelt sich bei diesen seit Excel 2013 verfügbaren Add-Ins um Javascript-basierte Programme, die es ermöglichen, die Inhalte einer Excel Datei mit einem Webservice in der Cloud kommunizieren zu lassen. Ein ganz besonderer Vorteil dieser Technologie liegt darin, daß diese auch in Excel Online – also im Browser – genutzt werden können.

Was ist data1.io?

data1.io ist ein cloud-basierter Service zum Forecasting und zur dezentralen Datensammlung mit großen Benutzerzahlen. Der Service ist ab sofort in einem ersten Alpha Release verfügbar! Mit der kostenlosen Version des Excel Add-Ins können aktuell zwei Showcases – nämlich Sales Forecasting und HR Planning – getestet werden. Firmenspezifische Lösungen können als Custom Enterprise Solutions auf Projektbasis realisiert werden und dabei das aktuelle Featureset nach Bedarf erweitert werden. Als speziellen early-bird-advantage bieten wir data1.io übrigens auch als serverbasierte on-premise Lizenz.

Als Frontend nutzt data1.io „ganz normales“ Excel, und zwar gleichermaßen den Excel Client („installiertes Excel“) als auch Excel Online („Excel im Browser“). Die Business Intelligence Funktionen gelangen über unser sehr innovatives data1.io Taskpane Add-In nach Excel, dieses steht seit vergangenen Freitag im Office Store kostenlos zur Verfügung:

Download der Templates für die Showcases

Wir bieten aktuell 2 Showcases zum Testen der Anwendung. Dazu ist im ersten Schritt das sogenannte Template – das ist eine normale Excel Datei mit einer spezifischen data1.io Hintergrunddefinition – herunterzuladen:

Download Template für Sales Forecasting

Download Template für HR Planning

Nach dem Download des gewünschten Templates wird dieses entweder im „normalen“ Excel Client (Excel 2013 SP1 oder höher, Excel 2016 oder Excel 2016 for Mac) am Rechner gestartet oder in Excel Online (bspw. über OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint Online, usw.) im Browser.

Test der data.io Showcases mit dem Excel Client

Das heruntergeladene Template wird ganz normal im Excel Client gestartet und über den Befehl Einfügen -> Store der Marktplatz für (webbasierte) Excel Add-Ins gestartet. Als Suchbegriff kann „Forecast“ eingegeben werden, das data1.io Add-In ist dann in der Trefferliste:

Das Add-In wird jetzt über den Button Add dem aktuellen Device (also der Office-Installation auf dem Arbeitsplatzrechner) hinzugefügt, nach einigen Sekunden wird im Ribbon Home der neue Button Show Taskpane eingefügt. Die Infobox kann mit Got it bestätigt werden:

Jetzt kann mit dem neuen Button Show Taskpane das data1.io Add-In in der aktuellen Template-Datei gestartet werden, es erscheint die Taskpane am rechten Bildschirmrand. Als neuer Benutzer erst mal den Link Register anklicken …

… und mit einer gültigen E-Mail Adresse registrieren (bitte das Paßwort gut merken, da wir noch keine „Forgot Password“ Funktion haben):

Jetzt startet die data1.io Cloud Applikation innerhalb der Taskpane und stellt fest, daß die Inhalte des Excel Templates am aktiven Organisationselement Sigma Ltd möglicherweise nicht mit dem Datenstand dieses Organistionselements in der data1.io Cloud Datenbank übereinstimmt und daher zuerst eine Aktualisierung der Inhalte erfolgen sollte. Diesen Vorschlag einfach mit OK bestätigen …

… und schon werden die aggregierten ACTUAL und FORECAST Werte für das Organisationselement Sigma Ltd aus der data1.io Cloud Datenbank in das Template eingelesen:

Durch Doppelklick auf ein Element im Organisation-Tree werden die bestehenden Werte dieses Elements in das Excel Template gelesen:

Da es sich um ein Element der untersten Ebene handelt, ist jetzt der Write Button sichtbar geworden. Auf Bottom-Level Elementen können also Daten erfasst und in das System zurückgeschrieben werden. Einfach wie gewohnt in Excel Werte, Formeln und Kommentare erfassen! Jetzt den Write Button betätigen …

… und schon wird das Datenpaket für dieses Organisationselement in die data1.io Cloud Datenbank zurückgeschrieben:

Falls vergessen wird, den Write Button zu drücken und einfach im Strukturbaum auf ein neues Element ein Doppelklick abgesetzt wird, dann verlieren wir die erfaßten Werte nicht sondern können einfach mit Yes bestätigen, daß die zuvor geänderten Daten für das Organisationselement zurückgeschrieben werden sollen bevor das angeklickte Element eingelesen wird:

Auf diese Weise kann jetzt natürlich zwischen verschiedenen Levels und Organistionselementen gewechselt werden, Daten auf Bottom-Level Elementen erfasst und neuerlich die aggregierten Werte ausgewertet werden.

Test der data1.io Showcases mit Excel Online

Wird das heruntergeladene Template beispielsweise in einem OneDrive for Business-Folder abgelegt, dann kann ganz einfach mit dem Kontextmenü-Befehl Online anzeigen

… das Template in Excel Online geöffnet werden. Um Excel Online für die Datenerfassung nutzen zu können, muß der Bearbeitungsmodus über den Befehl Arbeitsmappe bearbeiten -> Im Browser bearbeiten gestartet werden:

Ähnlich wie im Excel Client wird jetzt wiederum mit dem Befehl Einfügen -> Office Add-Ins der entsprechende Office Store gestartet. Da das data1.io Add-In im Excel Client bereits hinzugefügt wurde, scheint dieses jetzt bereits in der Liste Meine Add-Ins auf (da die Liste über den Office365 Account synchronisiert wird):

Mit dem Button Start -> Show Taskpane wiederum das Add-In sichtbar machen, die Credentials erfassen und mit dem Button Log in am System anmelden:

Das weitere Prozedere ist jetzt völlig ident wie im Excel Client, daher hier nur zur Demo ein Doppelklick auf das zuvor bearbeitete Organisationselement REP Brendon Coen – die zuvor erfassten Werte sind natürlich über die data1.io Cloud Datenbank sofort verfügbar:

Fazit

Der data1.io Cloud Service mit dem Excel Add-In aus dem Office Store steht ab sofort zum Testen zur Verfügung. Beachten Sie bitte, daß in den beiden Showcase-Datenbanken möglicherweise auch andere User zur gleichen Zeit die gleichen Elemente bearbeiten wie Sie selbst und sich dadurch Ihre erfassten Werte sehr rasch verändern könnten.

Beachten Sie bitte auch, daß die data1.io Applikation sich in einem Alpha Release befindet und das Featureset noch dem eines Minimum Viable Product entspricht. Im Rahmen von Custom Enterprise Solutions (= Projektlösung) kann dieses Featureset sehr rasch erweitert werden und für Ihre firmenspezfischen Anforderungen erweitert werden. Kommen Sie diesbezüglich gerne auf uns zu!

 

Weiterführende Informationen

data1.io – Forecasting and Data Collection

Robert Lochner

Robert Lochner ist seit 2001 als Unternehmer tätig und Gründer der Linearis. Er ist Autor des Linearis Blogs, hält Trainings und unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation ihrer Business Intelligence Prozesse.

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Kategorien: data1.io Forecasting, Excel als BI Frontend, Planung und Forecasting, Reporting