Zeiterfassung in time cockpit mit Power Pivot analysieren

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PPV time cockpittime cockpit ist eine cloud-basierte und innovative Zeiterfassungssoftware der Firma software architects. Mit dem persönlichen Signal Tracker und dem graphischen Kalender macht time cockpit die Zeiterfassung zu einem sehr intuitivem Prozess.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir, wie mit einer modernen Excel 2013 Power Pivot Desktop-Applikation unter Anwendung des FLEX-Reporting! Datenmodells die Analyse der erfassten IST-Leistungen bis auf Einzelbuchungsebene und die Gegenüberstellung mit den BUDGET-Werten auf Task- und Projektebene sehr effizient bewerkstelligt wird.

Auf diese Weise wird das Berichtswesen in time cockpit erweitert und die Voraussetzungen für systemübergreifende Auswertungen geschaffen.

1. Auswertungen

Die hier vorgestellte Power Pivot Applikation dient zwei wichtigen Anwendungsfeldern im Dienstleistungsprozess. Erstens, dem dynamischen Projektcontrolling:

Projektcontrolling

Wie aus der Abbildung ersichtlich ist, wird über einen normalen PivotTable (mit dahinterliegendem Power Pivot Datenmodell) die Zeiterfassung in 4 Ebenen hierarchisch gegliedert: Kunde, Masterprojekt, Projekt und Task.

In den Spalten erfolgt die Gegenüberstellung von IST (= Einträge der Benutzer im graphischen Kalender über alle Stati, mehr dazu weiter unten) und BUDGET (= Stundeninformation aus den Stammdaten von Projekten und Tasks) sowie die Berechnung der Abweichungen. Die analytische Formatierung von Excel wird zur intuitiven Visualisierung der großen und kleinen Werte verwendet. Über den Slicer „CUSTOMER Name“ kann jetzt bequem quer über Kunden und Projekte analysiert werden oder auch mehrere Kundenprojekte gegenübergestellt werden.

Zweitens, die Applikation dient der Analyse der Einzelbuchungen:

Einzelbuchungen

Der PivotTable eignet sich aufgrund der ebenfalls hohen Dynamik auch für diese Auswertungsaufgabe besonders gut. Zur Erhöhung der Übersichtlichkeit haben wir den PivotTable für die hierarchische Darstellung der 4 Ebenen in der Kurzform („Auf-/Zuklappen“) parametrisiert, ab der Mitarbeiter-Information wird in der Tabellenform („Detailblock“) dargestellt. Das Feld „Status Billing“ liefert mit seinen 4 Ausprägungen „1 .. Offen“, „2 .. Ausgebucht“, „3 .. Fakturiert“ und „Budget“ eine klare Struktur der Verrechenbarkeit der Leistungen. Dieser Bericht kann neben der Analyse auch als Beilage zur Faktura verwendet werden (Slicer wird dann auf das aktuelle Monat gefiltert).

2. Anbindung an die time cockpit SQL Azure Datenbank

Wie kommt man nun zu einer solchen Power Pivot Desktop-Applikation? In diesem Blogbeitrag können wir nicht auf die Grundlagen von Power Pivot eingehen. Doch wir können zeigen, wie der Zugriff auf die SQL Azure Datenbank, also die „Cloud Datenbank“ hinter time cockpit, bewerkstelligt wird.

Im Tabellenimport-Assistent von Power Pivot wird als Datenquelle „Microsoft SQL Azure“ ausgewählt …

Anbindung Verbindungstypen

… im Anmeldedialog werden die Verbindungsinformationen für Servername, Benutzername, Kennwort und Datenbankname eingetragen. Diese werden Ihnen vom time cockpit Support auf Anfrage freundlicherweise zur Verfügung gestellt:

Anbindung Anmeldedialog

Die verfügbaren Tabellenobjekte können zwar im „grafischen Modus“ angesehen werden, der Abzug der Tabellen nach Power Pivot funktioniert nach unseren Erfahrungen aber nur im SQL Modus. Generell ist hier etwas Know-How über das Datenmodell von time cockpit notwendig. Wer etwas Übung in diesen Dingen hat, wird sich aber sehr schnell zurecht finden, da das Datenmodell von time cockpit sprechend und logisch aufgebaut ist:

Anbindung SQL Statement

Beachten Sie bitte, daß vor jeder Tabelle der sogenannte Schemaname (ebenfalls bereit gestellt vom time cockpit Support) angegeben werden muß. Danach sind wir schon am Ziel: die erste Tabelle, in unserem Fall die Kundenstammdaten-Tabelle, wurde erfolgreich angebunden an das vorerst noch recht schlanke Power Pivot Datenmodell:

Anbindung Erste Dimensionstabelle

3. Datenmodellierung

Der Erfolgsfaktor jeder BI Anwendung ist das dahinterstehende Datenmodell. Wir verwenden – selbstverständlich – unser FLEX-Reporting! Datenmodell … hier die wichtigsten Eckdaten dazu:

  • FLEX-Reporting! ist als 1-Measure-System konzipiert
  • FLEX-Reporting! erwzingt die strikte Trennung von Transaktionsdaten und Stammdaten

Power Pivot Datenmodell

Aus diesen einfachen Prinzipien resultiert einerseits eine Transaktionsdatentabelle („FACT TimeSheet“) mit nur 1 Measure-Feld. Dort werden einerseits die Leistungszeiten errechnet (aus den Von-Bis Uhrzeit Angaben im TimeSheet) und andererseits eigenständige Datensätze für die Budgetwerte aus den Projekt- und Task-Stammdaten erzeugt. Andererseits resultiert ein klares Architektur-Schema mit der Transaktionstabelle im Zentrum und je einer Stammdatentabelle für die management-relevanten Dimensionen Kunde, Projekt, Task, User und Invoice. Die Dimensionen werden in diesem Modell sehr einfach gehalten. Dazu wird die Zeitdimension aus Vereinfachungsgründen direkt in der Transaktionstabelle als berechnete Dimension realisiert. Damit ist auch diese Dimension völlig wartungsfrei.

4. Ausbaumöglichkeiten

Die hier vorgestellte Applikation ist eine tolle Berichts- und Analyseanwendung, aber natürlich ist noch sehr viel mehr möglich:

  • Integration des gesamten Datenmodells von time cockpit
    time cockpit hat noch wesentlich mehr zu bieten als die Erfassung von Leistungszeiten. So können auch Reisezeiten, Arbeitszeiten/Passivzeiten angestellter Mitarbeiter, Umsatzbewertungen, Kostenfaktoren und vieles mehr in das Power Pivot Datenmodell integriert werden.
  • Verknüpfung mit weiteren ERP- und CRM-Datenbeständen
    time cockpit ist ein wichtiger Baustein in der Unternehmens-IT eines Dienstleisters und ist über die Stammdaten verzahnt mit der Fakturierung, dem Projektmanagement, mit der Kundenerfolgsrechnung in FI/CO und natürlich dem CRM. Die Abbildung dieser logischen Verzahnungen im BI System zu systemübergreifenden Auswertungen ist der zentrale USP von FLEX-Reporting! 
  • Bereitstellung als Server-Applikation samt Berechtigungssystem
    In größeren Unternehmen wird eine Desktop-Applikation nicht ausreichen. In diesem Fall bietet Microsoft SQL Server 2012 mit dem Tabular Model die perfekte Technologie, die Power Pivot Arbeitsmappe am Server zu publizieren und mit einem Berechtigungssystem für den Zugriff zu versehen.
  • Dashboards und anspruchsvolle Managementberichte
    Die PivotTables sind das erste und einfachste Berichtsinstrument. Mit den Cubeformeln von Excel können darüber hinaus exzellente Dashboards  und anspruchsvolle Managementberichte erstellt werden.
  • Nutzung der für 2014 geplanten ODATA-Schnittstelle
    time cockpit wird 2014 eine dokumentierte API auf Basis des ODATA Standards releasen, dadurch wird der Zugriff mit Power Pivot und Power Query noch einfacher gemacht.

5. Unser Unterstützungsangebot

Der Zweck dieses Blogbeitrags ist es aufzuzeigen, was mit vorhandenen Mitteln in Excel 2010/2013 alles möglich ist.

  • Für alle Interessierten stellen wir über den time cockpit Support die hier beschriebene Power Pivot Applikation gerne zur persönlichen Nutzung zur Verfügung.
  • Für alle, die noch mehr wissen möchten, bieten wir unser etabliertes Excel BI Inhouse Training in einer speziellen time cockpit Ausrichtung.
  • Und für alle, die eine individualisierte und fertige BI Applikation brauchen und nicht ausreichend eigene Kapazitäten aufstellen wollen, bieten wir gerne ein maßgeschneidertes Realisierungsprojekt.

Weiterführende Links

http://www.timecockpit.com/

Robert Lochner

Robert Lochner ist seit 2001 als Unternehmer tätig und Gründer der Linearis. Seit seinem Betriebswirtschaftsstudium an der WU Wien ist er als Unternehmer in der BI Branche tätig, ist Trainer für Excel BI und Power BI und unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation ihrer Business Intelligence Prozesse. Er ist Autor des Linearis Blogs und mehrerer fachlicher Publikationen.

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Kategorien: Analyse, Power Pivot nutzen