Managementportal mit SharePoint 2010 umsetzen

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Mit der kostenlosen SharePoint 2010-2013 Foundation läßt sich mit wenig Aufwand ein sehr effektives und browserbasiertes Berichts- und Planungsportal für Ihr Management und Ihre Information Worker in den Bereichen Finanzen, Controlling, Vertrieb, Produktion, Einkauf, IT u.v.m. einrichten.

Die Umsetzung einer sogenannten Document Library zur strukturierten und E-Mail-freien Verteilung und Archivierung von Berichts- und Planungsdateien im Excel-, PDF- und PowerPoint-Format bringt in vielen Fällen bereits einen großen Fortschritt und – noch wichtiger – eine große Zeitersparnis im Unternehmen. Wer möchte, kann das Portal jederzeit mit interaktiven Reporting Services- und XLCubed-Webreports locker zum Online-Portal aufrüsten.

In der folgenden Musterlösung verwenden wir unseren FLEX-Reporting! Showcase SAP-IDES, also den Demomandanten von SAP ERP.

Der Begrüssungsschirm ist schnell eingerichtet und gibt dem Benutzer einen Überblick über das Informationsangebot. Links vom Begrüssungschirm sehen Sie die wichtigste Komponente, nämlich die Document Libraries IDES Berichtsportal und IDES Planungsportal. Document Libraries ermöglichen auf einfache Weise ein vollständig webbasiertes Dateimanagement mit integriertem Berechtigungs- und Versionsmanagement.

Surveys zu aktuellen Themen bringen ebenso wie die Discussions zwischen allen Usern Web 2.0 Interaktivität in Ihr Management Portal. Listen können sehr einfach beispielsweise als News-Listen verwendet werden, natürlich lassen sich diese auch für anspruchsvollere Anwendungen wie etwa der dezentralen Stammdatensammlung einsetzen.

Berichtsportal auf Basis PDF-Dokumente

In der Document Library IDES Berichtsportal erfolgt die (automatisierte) Ablage der täglichen, wöchentlichen, monatlichen, quartalsweisen und jährlichen Reports im unveränderlichen PDF-Format als Single-Point-of-Truth für Ihre letztgültigen Berichtsdateien.

Die Berichtsdateien können dabei aus den unterschiedlichsten BI Systemen (Excel, Reporting Services, XLCubed, SAP BW, Cognos, QlikView, uvm.) stammen. Im SharePoint Managementportal werden alle Berichte einheitlich für das Management Ihres Unternehmens bereitgestellt und verteilt. Berichte können in allen gängigen Formaten abgelegt werden: PDF, XPS, Excel, PowerPoint, Word, Videodateien und vieles mehr.

In unserer Musterumgebung SAP-IDES erfolgt die Ablage des Monatsreports auf Konzern-Ebene direkt im Hauptordner 01. GROUP Reporting!, die Ablage der Monatsreports auf Tochtergesellschafts-Ebene erfolgt nach dem selben Schema im jeweiligen Unterordner. Jede Berichtsdatei wird nach dem Schema „Gesellschaft + Berichtsperiode“ benannt, sodaß im Laufe eines Jahres alle 12 Berichtsdateien im Portal angesammelt werden.

Durch Klick beispielsweise auf den Link IDES GROUP Dashboard 2010-09 wird das entsprechende PDF-Dokument direkt im Browser geöffnet. Die Ordner sind entsprechend berechtigt, damit nur jene Personen Zugriff haben die das auch dürfen.

Planungsportal auf Basis von Excel-Offline Dateien

Die Umsetzung eines einfachen aber effizienten Planungsprozesses erfolgt durch (automatisierte) Ablage der einzelnen Excel-Planungsdateien in der SharePoint Planungs-Library als Single-Point-of-Truth für die aktuell gültigen Planungsdateien einer laufenden Planungsrunde.

In unserem SAP-IDES Musterbeispiel navigiert der Planungsverantwortliche Hertwig Frank zu seinem Planungsordner (=der einzige für ihn berechtigte Ordner) innerhalb des Hauptordners Budget 2011 (hier nicht sichtbar) und sieht, dass je eine Planungsdatei für die vier von ihm verantworteten Kostenstellen bereit steht zur Bearbeitung …

… beim Anklicken des Links wird die Planungsdatei im lokalen Excel geöffnet und sieht für den Planenden auch wie eine „ganz normale Excel Datei“ aus. Lediglich beim Speichern der Datei wird der Upload der Änderungen auf den SharePoint Server erkennbar. Mit der Check-Out Funktion von SharePoint können die Planungsdateien dauerhaft ausgecheckt werden und auf dem lokalen Rechner in Ruhe bearbeitet werden. Nach Fertigstellung der Planung wird in Excel 2010 der Check-In Button gedrückt und fertig ist der Upload.

Mehrmals täglich wird der Planungsstand der dezentralen Excel-Dateien in das FLEX-Reporting! Datawarehouse (mittels Verzeichnisimport) geladen um entsprechende Auswertungen und Zwischenberichte effektiv zu erstellen.

Nach Fertigstellung der Planung werden die Dateien vom zentralen Controlling für die weitere Bearbeitung gesperrt und der finale Planungsstand wird in das Datawarehouse für das abschliessende Berichtswesen der Planungsrunde geladen.

Die Ordnerstrukturen für die Planung in der SharePoint Planungs-Libarary werden üblicherweise vom Controlling selbst erstellt, die Berechtigung der Ordner erfolgt dann durch die IT oder ebenfalls durch das Controlling selbst.

Wie kommen die PDF- und Excel-Dateien eigentlich ins Berichts- und Planungsportal?

Nutzen Sie als Power User Instrumente wie den FLEX-Reporting! Variator um aus Ihren Excel 2010 Berichts- und Planungs-Master stammdatengetrieben und anlassbezogen sämtliche Variantendateien (im PDF- oder Excel-Format) für das SharePoint Portal automatisch zu erzeugen. Übrigens: dank neuer Excel 2010 PDF-Funktion ist die Erzeugung von PDF-Dateien erstmals ohne zusätzlichem PDF-Printer möglich!

Nutzen Sie als Power User oder Administrator Instrumente wie die Reporting Services Abonnements um aus Ihren interaktiven Reporting Services Berichten stammdatengetrieben und zeitgesteuert täglich, wöchentlich und monatlich sämtliche Variantendateien (im PDF- oder Excel-Format) für das SharePoint Portal automatisch zu erzeugen. Die Erzeugung erfolgt serverseitig und damit unabhängig von der Verfügbarkeit einzelner Client-Rechner.

Web 2.0 Komponenten zur Nutzung von Know-How

Web 2.0 Komponenten wie Surveys und Discussions machen das Portal zu einem interaktiven Instrument zur ständigen Verbesserung und zur Dokumentation von dezentralem Know-How auf spielerische Weise.

Surveys sind ein sehr einfach zu konfigurierendes Instrument zur Durchführung von Umfragen – beispielsweise zur Zufriedenheit mit dem Portal selbst oder dem aktuellen Planungsprozess. Hier können durch geschickte Fragestelllungen wertvolle Erkenntnisse „von der Front“ gewonnen werden!

Discussions sind Foren für den freien Ideenaustausch zwischen den Portalusern – hier kommen nützliche Tipps & Tricks aber auch verblüffend wertvolle Ideen zur praktischen Durchführung etwa des Planungsprozesses zu Tage!

Automatische Alerts – etwa bei Änderung eines Berichts – werden nach dem Self-Service Prinzip von den Portalusern selbst nach Interessenslage definiert.

Wir wünschen viel Erfolg bei der Nutzung von SharePoint als unkompliziertes und effektives Berichts- und Planungsportal für das Management und die Information Worker in Ihrem Unternehmen!

Robert Lochner

Robert Lochner ist seit 2001 als Unternehmer tätig und Gründer der Linearis. Seit seinem Betriebswirtschaftsstudium an der WU Wien ist er als Unternehmer in der BI Branche tätig, ist Trainer für Excel BI und Power BI und unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation ihrer Business Intelligence Prozesse. Er ist Autor des Linearis Blogs und mehrerer fachlicher Publikationen.

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Kategorien: Planung und Forecasting, Reporting, SharePoint als Portal nutzen