Eine sehr nützliche neue Funktion in Excel 2010 sind die Sparklines, sogenannte 1-Zell-Grafiken. Wer schon versucht hat, in einem Dashboard umfangreiche Trendinformationen hochverdichtet darzustellen wird die unkompliziert anwendbaren Sparklines besonders schätzen.

Sparklines bieten zahlreiche Darstellungsvarianten und Funktionen, in diesem Beitrag stelle ich zum Einstieg einen sehr einfachen Anwendungsfall vor.

Unser Ziel ist es, ein Unternehmens-Dashboard für den IDES Konzern (= Trainingsumgebung in SAP ERP) zu erstellen. Dabei werden für jeden Funktionsbereich im Konzern - hier beispielhaft gegliedert in Management, Marketing & Sales, Finanzen, u.v.m. - ein Hauptindikator sowie zwei Subindikatoren dargestellt.

Als erste Datenkomponente des Dahsboards sollen die IST-Werte für die aktuelle Berichtsperiode (hier: 2010.05 = Mai 2010) sowie der Trend in den 11 Monaten (2009.06 bis 2010.04) davor dargestellt werden:

Die einzelnen Werte werden idealerweise dynamisch aus dem Management Informationssystem mittels Cubeformeln abgefragt, in der Abbildung oben wurde ein Filter auf das Unternehmen "IDES AG" (Buchungskreisnummer 1000) angewendet. Natürlich können die Quellwerte auch eingetippt werden oder konventionell mittels SVerweis und/oder SummeWenn(s) aus einer in Excel befindlichen Datenliste abgefragt werden.

Hinweis: die eigenartigen Wertkonstellationen sollten nicht weiter verwundern, es handelt sich dabei um zufällige Testwerte.

Die Darstellung der 12 Monatswerte als Datenliste (wie oben abgebildet) entspricht nicht dem Dashboarding-Leitmotiv hochverdichteter Informationen auf einem Blatt / auf einem Bildschirm. Um diese Verdichtung zu erreichen erstellen wir nun auf die 12 Monatswerte jeder Kennzahl eine sogenannte Sparkline in der noch leeren Spalte S (rechts aussen):

Die Erstellung ist ganz einfach! Wir markieren beispielsweise die Zelle S22 und klicken in der Symbolleiste Einfügen auf den Befehl Säule in der Gruppe Sparklines. Im daraufhin erscheinenden Dialogfeld geben wir als Datenquelle für die Sparkline den Zellbereich G22:R22 an - fertig ist die erste Sparkline!

Daraufhin spiegeln wir in der Zelle T22 mit einer einfachen "=Formel" den Inhalt der Zelle R22 - also dem aktuell ausgewählten Berichtsmonat. Bevor wir die Datenspalten G bis R nun ausblenden, aktivieren wir in den Sparklinetools im Menüpunkt Daten bearbeiten die Option Daten in ausgeblendeten Zeilen und Spalten anzeigen. Nun können die Datenspalten G bis R ausgeblendet und die Informationsverdichtung realisiert werden. Die Sparkline von Zelle S22 sowie die Formel in Zelle T22 können nun durch Copy & Paste auf die Zeilen darüber und darunter ganz einfach übertragen werden - fertig ist die Sparkline- und die Anzeigespalte.

Sobald eine Zelle mit einer Sparkline markiert ist, werden entsprechend der Office-Fluent Oberfläche die Sparklinetools als Symbolleiste eingeblendet. Mit der Option "Letzer Punkt" wird die letzte Säule andersfärbig dargestellt - damit signalisieren wir dass es sich bei diesem (grauen) Balken um den angezeigten Wert in der Spalte T handelt und die 11 (schwarzen) Balken davor die Werte in den 11 Monaten davor anzeigen.

Wir haben nun erreicht, nur den aktuellen Monatswert in einer Zelle anzeigen zu müssen und die Rolling-12-Month Trendinformation in lediglich einer einzigen weiteren Zelle intuitiv darstellen zu können.

In den Sparklinetools sind jede Menge Einstellungsoptionen zur Formatierung und zur Skalierung zu finden - ich wünsche viel Spass bei der weiteren Erforschung dieses nützlichen Instruments!

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