FORECASTING & Datensammlung

Datenbank-basierte Planungslösungen mit Excel umsetzen und automatisieren

Excel kann in jenen Planungsprozessen zum interaktiven BI Frontend ausgebaut werden, in denen Excel auch bisher schon eine unverzichtbare Rolle gespielt hat – beispielsweise wenn Planzahlen ohnehin immer schon in Excel erarbeitet wurden und lediglich ins BI System per Copy & Paste übertragen werden. Oder dann, wenn besonders stark veränderliche Planungsprozesse umzusetzen sind, die ohnehin nur mit der Flexibilität von Excel bewältigt werden können. Oder haben Sie noch gar kein BI System im Einsatz? Dann schöpfen Sie zuerst die Möglichkeiten von Excel als BI Frontend aus, bevor in kostspielige Planungslösungen investiert wird ..  das können Sie immer noch tun.

Excel BI PlanungsloesungenWir nutzen das Know-How aus dem Excel BI Training und bei Bedarf standardisierte Lösungsbausteine aus dem Linearis Datawarehouse um Ihre individuelle Planungslösung umzusetzen beziehungsweise Sie bei der Umsetzung zu begleiten – ganz nach Ihrem Bedarf. Inhaltlich orientieren wir uns am Konzept der stufenweisen Deckungsbeitragsrechnung – Planwerte werden auf jener Stufe erfasst, auf der sie tatsächlich verursacht und verantwortet werden – sowie an modernen Konzepten des Forecasts, der Budgetierung und strategischen Planung.

Das Integrierte Reporting mit dem Kennzahlenkatalog bildet das logische Rückgrat für die Unternehmenssteuerung – hier münden selbstverständlich auch sämtliche freigegebenen Planungsstände.

Excel-basierte Planungslösungen in der Cloud mit data.io

Unser cloud-basierte SaaS Dienst data1.io ist eine innovative Lösung zum Forecasting und zur dezentralen Datensammlung mit großen Benutzerzahlen. Mit der kostenlosen Version des Excel Add-Ins können die verfügbaren Showcases – beispielsweise Sales Forecasting und HR Planning – getestet werden. Firmenspezifische Lösungen können als Custom Enterprise Solutions auf Projektbasis realisiert werden und dabei das aktuelle Featureset nach Bedarf erweitert werden. Als speziellen early-bird-advantage bieten wir data1.io übrigens auch als serverbasierte on-premise Lizenz.

Als Frontend nutzt data1.io „ganz normales“ Excel, und zwar gleichermaßen den Excel Client („installiertes Excel“) als auch Excel Online („Excel im Browser“). Die Business Intelligence Funktionen gelangen über unser sehr innovatives data1.io Taskpane Add-In nach Excel, dieses steht im Microsoft Office Store kostenlos zur Verfügung.

Ist diese Lösung interessant für Sie? Dann kontaktieren Sie uns bitte, wir informieren Sie gerne über die Möglichkeiten, sich an dieser Entwicklung zu beteiligen.

Excel-basierte Planungslösungen on-premise mit SQL Server

Während des Planungsprozesses werden Auswertungen in Echtzeit mittels Power Pivot ausgewertet, nach der Freigabe eines Planungsstandes erfolgt die Übernahme in das Integrierte Reporting des Datawarehouse und in vielen Fällen in die zeitlich nachgelagerte Gemeinkostenplanung. Dort stehen dann die Daten in der gewohnten Form des Integrierten Reporting allen berechtigten Benutzern zur Verfügung.

Template-basierte Planungslösungen

FLEX-Reporting! FieldsBei der Template-Planung wird aus einer leeren Vorlage die konkrete Planungsdatei erzeugt, sobald der Planende die Template-Datei öffnet:

  • Die Template-Datei wird idR dabei als xltm-Datei bereitgestellt (beim Öffnen wird automatisch eine Kopie erzeugt, die Vorlage kann nicht geändert werden)
  • Die Parametrisierung kann automatisch erfolgen (bspw. Abfrage User und Periode) oder durch eine Benutzerauswahl (bspw. Auswahl zu planende Baustelle) erfolgen
  • Die IST- und Referenzwerte werden entweder über Excel-Tools wie Cubeformeln usw. oder über FLEX-Fields! eingelesen (sofern IST-Daten überhaupt relevant sind)
  • Die erfaßten Planwerte werden entweder über FLEX-Fields! direkt in die Planungs-DB geschrieben oder über den Verzeichnisimport für das FLEX-Reporting! Datawarehouse eingelesen

Die vom Planenden erzeugte und befüllte Planungsdatei kann – je nach gewünschtem Workflow – dauerhaft verspeichert und weiterverwendet werden oder lediglich für den Einmalgebrauch bestimmt sein (bei einer neuerlichen Bearbeitung wird das Template erneut geöffnet und alle bisherigen Werte wieder eingelesen).

Package-basierte Planungslösungen

FLEX-Reporting! VariatorBei der Package-Planung werden die Planungsstrukturen auf physische Erfassungsdateien „aufgespannt“, d.h. bspw. für jedes Planungsobjekt automatisiert eine Planungsdatei erzeugt. Das hat den Vorteil, daß die Planenden technik-frei in „ganz normalen“ Excel-Dateien planen (dort auch Erweiterungen vornehmen können) und gleichzeitig das zentrale Controlling den Prozess vollständig automatisieren kann:

  • Zum Erzeugen der Planungsdateien einschließlich der Referenzwerte für IST- und Vorjahresplan wird FLEX-Variator! eingesetzt.
  • Zur dezentralen Bereitstellung wird idealerweise ein (SharePoint-)Portal verwendet, alternativ können herkömmliche Netzwerkverzeichnisse oder E-Mail-Verteilung genutzt werden.
  • Zur Übernahme der fertigen Planwerte aus den Packages zurück in die Planungs-DB wird FLEX-Fields! verwendet – dabei werden die Plandaten in eine relationale Datenbank übernommen und können dort effektiv berichtet werden. Dabei können die Packages einzeln oder in Serie auf Knopfdruck übernommen werden.
  • Abhängig von den konkreten Ausprägungen kann alternativ auch der sogenannte Verzeichnisimport für das FLEX-Reporting! Datawarehouse eingesetzt werden, um alle Planwerte im Datawarehouse zu bündeln.

FLEX-Reporting! zeigt anhand des mitgelieferten Showcase, wie die Personalplanung mit der Gemeinkostenplanung verschränkt und vollständig automatisiert werden können. Auf Basis dieser Musterlösung erweitern Sie Ihre bereits bestehenden excel-basierten Planungsmappen um die Automatisierungskomponenten.

Cube-basierte Planungslösungen

EXCEL BI VertriebsplanungMicrosoft bietet seit Excel 2010 mit der What-If Funktionalität die Möglichkeit, direkt aus einer Excel Pivottabelle auf einen writeback-aktivierten SQL Server Cube (Plan-)Werte zurückzuschreiben. Das ist eine wertvolle Grundfunktionalität, aus unserer Erfahrung ist für einen kontrollierten Workflow aber anstelle der „nackten“ Pivottabelle eine VBA-gestützte Lösung notwendig. Aus diesem Grund haben wir unsere Lösung FLEX-Fields! auch mit einer Cubeoption (MDX) ausgestattet.

FLEX-Reporting! zeigt zwar anhand des mitgelieferten Showcase, wie die Vertriebsplanung in den Hauptdimensionen Aussendienstmitarbeiter, Produkte und Kunden mittels PlanungsCube mit Echtzeit-Aktualisierung sämtlicher Eingabewerte umgesetzt werden kann. Auf dieser Basis können Sie rasch evaluieren, ob und wie Ihre bestehenden Planungsprozesse mit dieser Technologie automatisiert werden können.

Ihr Excel BI Vorteil in der Planung

  • Excel als BI Frontend :: Excel wird als Datenspeicher abgelöst, nicht als Planungsoberfläche
  • Professioneller Datenspeicher :: mit sicherer Verspeicherung der Planwerte im Datamart
  • Fertige Templates :: fertige Showcases für Personal-, Gemeinkosten- und Vertriebsplanungslösungen
  • Excel Oberfläche :: vertraute Umgebung, maximale Formatierungs- und Formelflexibilität
  • Integration der IST-Zahlen :: Integration der IST-Zahlen aus dem DWH / aus Power Pivot
  • VBA-basiertes Rückschreiben :: mit FLEX-Fields! alle Werte, Formeln und Kommentare zentral in der Planungs-DB verspeichern
  • Package-Planung :: mit FLEX-Variator! iterieren und Packages verteilen
  • Höchste Skalierbarkeit :: vom Forecast über die Budgetierung bis zur Mittelfristplanung
  • Einfache Bereitstellung :: aus der Planungs-DB für die Retraktion in das ERP-System